1. OBJETIVO

Formalizar o Controle de Documentos no Sistema de Gestão Integrado da MHA.

2. ABRANGÊNCIA

Esta Norma se aplica à Estrutura Organizacional MHA.

3. RESPONSABILIDADE

Diretoria Superior e Diretoria Executiva.

4. DESCRIÇÃO
4.1 Generalidades

A Estrutura Organizacional MHA. mantém procedimentos documentados para o Controle de Documentos, com o objetivo de torná-los disponíveis nos locais de uso.

Na MHA, são considerados dois tipos de documentos: os digitais e os físicos. O Controle de Documentos visa garantir a existência, integridade, a atualização e a rastreabilidade, possibilitando qualidade, agilidade e confiabilidade dos serviços.

 

4.2 Controle de Documentos

Os documentos encontram-se disponíveis quando e onde forem
necessários, conforme procedimentos.

Os procedimentos de controle desses documentos, com a indicação da data da última revisão, quando aplicável, estão disponíveis nos respectivos meios.

Os documentos, quando considerados obsoletos, são removidos dos locais de trabalho, conforme procedimentos, para evitar que sejam utilizados indevidamente.

As alterações de documentos são analisadas e aprovadas pela mesma célula responsável, departamentos e funções que os originaram, quando necessário.
Os documentos são mantidos em locais de preservação para que possam ser utilizados quando necessários.

Os documentos de origem externa são identificados e armazenados a partir do momento de sua chegada ao escritório.

Para efeito de uso, são considerados somente os documentos identificados ou os acessados pelo sistema.

5. REFERÊNCIAS
5.1 Ascendentes

• Norma ISO 9001:2000, dezembro de 2000.
• Norma ISO14001:2000 dezembro de 2004
• Norma OHSAS 18001.

5.2 Descendentes

• MI04b-00-01 - Instrução para Controle de Volumes Recebidos dos Agentes Externos
• MI04b-00-02 - Instrução para Preenchimento do Livro de Volumes Recebidos
• MI04b-00-03 - Instrução para Gravação dos Volumes no H:volumes
• MI04b-00-04 - Instrução para Solicitação de Colocação de Arquivo no Controle de Desenhos
• MI04b-00-05 - Instrução para Controle de Desenhos
• MI04b-00-06 - Instrução para Controle de Arquivos
• MI04b-00-07 - Instrução para Controle de Backup´s da Rede
• MI04b-00-08 - Instrução para Utilização das Pastas Técnicas e Comerciais
• MI04b-00-09 - Procedimento para Controle de Documentos da Diretoria Superior
• MI04b-00-10 - Instrução para Controle de Arquivo de Dados da Biblioteca
• MI04b-00-11 - Instrução para Preenchimento do Formulário para Entrada ou Devolução de Arquivos para a Biblioteca
• MI04b-00-12 - Instrução para Controle de Arquivo de Arquivo Morto da Biblioteca
• MI04b-00-13 - Instrução para Controle de Arquivo de Originais da Biblioteca
• MI04b-00-14 - Instrução para Controle de Arquivo de Catálogos da Biblioteca
• MI04b-00-15 - Instrução para Controle de Arquivo de Normas Técnicas e ABNT da Biblioteca
• MI04b-00-16 - Instrução para Controle de Arquivo de Aprovações da Biblioteca
• MI04b-00-17 - Instrução para Controle de Arquivo de Pastas Técnicas e Comerciais da Biblioteca
• MI04b-00-18 - Instrução para Controle de Arquivo de Livros Técnicos e Literários da Biblioteca
• MI04b-00-19 - Instrução para Controle de Arquivo de Revistas da Biblioteca
• MI04b-00-20 - Instrução para Controle de Arquivo da ADM/DP/FIN da Biblioteca
• MI04b-00-21 - Instrução para Controle de Arquivo de Cartas/FAX/GRD ou Propostas da Biblioteca
• MI04b-00-22 - Instrução para Controle de Arquivo de Equipamentos e Materiais de Obra da Biblioteca
• MI04b-00-24 - Instrução para Utilização de Dados da Biblioteca
• MI04b-00-25 - Instrução para Utilização de Arquivo Morto da Biblioteca
• MI04b-00-26 - Instrução para Utilização de Originais da Biblioteca
• MI04b-00-27 - Instrução para Utilização de Catálogos da Biblioteca
• MI04b-00-28 - Instrução para Utilização de Normas Técnicas e ABNT da Biblioteca
• MI04b-00-29 - Instrução para Utilização de Aprovações Arquivadas na Biblioteca
• MI04b-00-30 - Instrução para Utilização de Pastas Técnicas e Comerciais da Biblioteca
•  MI04b-00-31 - Instrução para Utilização de Livros Técnicos e Literários da Biblioteca
• MI04b-00-32 - Instrução para Utilização de Revistas da Biblioteca
• MI04b-00-33 - Instrução para Utilização de Documentos de ADM/DP ou FIN
• MI04b-00-34 - Instrução para Utilização de Cartas/FAX/GRD ou Propostas
• MI04b-00-35 - Instrução para Utilização de Materiais e Equipamentos de Obra
• MI04b-00-37 - Instrução para Preenchimento da Folha de Solicitação de Acesso à Arquivos fora da Rede
• MI04b-00-38 - Instrução para Recuperação de Arquivos Contidos nos Backup´s
• MI04b-00-39 - Instrução para Controle de Arquivos de Estrutura